Administre su energía, no su tiempo: cómo trabajar de manera más inteligente y rápida

Siempre parece haber más que hacer de lo que permite el tiempo.

Incluso cuando sabe cómo administrar su tiempo, a menudo puede parecer que no es suficiente.

Pero la gestión del tiempo no es la única forma de gestionar el trabajo. ¿Qué pasaría si administraras tu energía, no tu tiempo?

Analicemos los orígenes de este concepto y cómo puede comenzar a administrar su energía en lugar de su tiempo.

Los 4 principios clave de gestión para el desempeño

Jim Loehr es autor y psicólogo del rendimiento. Tony Schwartz es un periodista estadounidense y autor de libros de negocios.

Juntos, fueron coautores El poder del compromiso total: administrar la energía, no el tiempo, es la clave para el alto rendimiento y la renovación personal en 2003. Este libro es clave para explicar el concepto de gestión energética.

En The Power of Full Engagement, Schwartz y Loehr argumentan que las personas necesitan combinar su energía con una tarea para sobresalir. Para ellos, administrar el tiempo no es tan importante como administrar cómo inviertes tu energía:

“Cada uno de nuestros pensamientos, emociones y comportamientos tiene una consecuencia energética. La última medida de nuestras vidas no es cuánto tiempo pasamos en el planeta, sino cuánta energía invertimos en el tiempo que tenemos”.

En el libro, analizan cuatro principios clave de gestión que ayudan a las personas a impulsar el rendimiento. Esto es lo que ellos dicen:

1. Para un compromiso total, necesitamos recurrir a la energía física, emocional, mental y espiritual.

2. Dado que la capacidad energética disminuye tanto con el uso excesivo como con el infrautilizado, debemos equilibrar el gasto de energía con la renovación.

3. Debemos esforzarnos más allá de nuestros límites de la misma manera que lo hacen los atletas de élite para desarrollar la capacidad.

4. Las rutinas específicas para manejar la energía llamadas ‘rituales de energía positiva’ son importantes para el compromiso y el desempeño.

Tiempo versus energía: ¿estás priorizando el recurso correcto?

La forma tradicional de administrar su tiempo es dividir las tareas que necesita completar y asignar una cantidad específica de tiempo para realizar el trabajo. Por ejemplo, se fija el objetivo de completar tres informes en dos horas.

Pero lo que este método no considera es tu energía. 52% de los empleados se sienten agotadosy la obsesión por la gestión del tiempo podría ser en parte la culpable de este agotamiento.

Si bien el tiempo es un recurso finito, la energía funciona de manera diferente.

La energía es un recurso renovable, pero solo hasta cierto punto. Programar cada minuto de tiempo libre para aumentar la productividad puede parecer un buen uso del tiempo, pero no tiene en cuenta la necesidad de reponer energía.

Algunas tareas también requieren más energía que otras. Las tareas de alta energía y la multitarea no se pueden realizar de manera productiva cuando su energía ya se ha consumido por un exceso de cosas programadas en su día.

Con el tiempo, la falta de energía puede causar una caída en la productividad, incluso cuando hay tiempo más que suficiente para realizar las tareas requeridas.

5 personas exitosas muestran cómo administrar tu energía, no tu tiempo

Administrar la energía en lugar del tiempo no es solo una teoría. Muchas personas altamente exitosas protegen cuidadosamente su tiempo para que tengan la energía y el ancho de banda para pensar creativamente y aumentar su resiliencia.

Aquí hay cinco ejemplos de personas exitosas y lo que hacen de manera diferente a otros profesionales de alto rendimiento.

1. Warren Buffet

Warren Buffett es una de las personas más ricas del mundo. Y una de las cosas que hace es programar días en su calendario donde no tiene nada especifico que hacer.

Esto significa que no hay reuniones a las que asistir, ni llamadas telefónicas ni revisar el correo de voz, ni mandados. Él cree que sentarse y pensar es una práctica mucho más importante que llenar cada minuto de su día con tareas.

2. Kamala Harris

Como forma de administrar su energía, la vicepresidenta Kamala Harris siempre comienza su día con ejercicio. Ella hace esto incluso si no durmió mucho la noche anterior.

Para ella, el ejercicio proporciona concentración y energía. Le permite disfrutar mejor el resto de su día y mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida.

3. Bill Gates

Al igual que Warren Buffett, Bill Gates entiende que tienes el control de tu propio tiempo y energía. De hecho, aprendió esto del mismo Buffett.

Antes, solía administrar su tiempo acumulando todo lo que podía en un día determinado. Pero ahora, cree que sentarse y pensar es una prioridad mucho mayor que llenar cada minuto de su agenda.

4. Jeff Bezos

Para Jeff Bezos, el tiempo que más valora en su día es el tiempo que pasa sin hacer nada.

Él fija sus primeras reuniones no antes de las 10 am porque valora el tiempo que tiene para holgazanear. Ese valioso tiempo con su familia es su primera prioridad en la mañana.

Al hacer esto, protege sus niveles de energía y puede mantener el ancho de banda necesario para hacer las cosas.

5. Anine Bing

CEO de moda Anine Bing valora la atención plena como parte de su rutina diaria.

Ella se esfuerza por comenzar su día con la meditación. Esto se debe a que sabe que tomarse el tiempo para estar quieta e intencional con sus pensamientos solo la hará más productiva con el resto de su día.

Su práctica de meditación le da la energía que necesita y la ayuda a permanecer presente en sus otras tareas.

Cómo empezar a gestionar tu energía y no tu tiempo

¿Crees que administrar tu energía personal funcionaría mejor para ti que administrar el tiempo? Aquí hay cinco pasos que puede usar para comenzar a administrar su energía en lugar de su tiempo.

1. Comience por establecer sus límites

Nadie conoce tus límites de energía mejor que tú. Al establecer límites para ti mismo, simultáneamente proteges tus niveles de energía y te motivas para lograr tus objetivos.

Greg McKeown cubre esto extensamente en su libro Fácil. Él explica que puede crear límites para cuán poco o cuánto desea lograr en un día específico, según sus prioridades.

Por ejemplo, supongamos que su prioridad en un día determinado es desarrollar una historia para una revista como periodista. Puede decidir no realizar nunca menos de una o más de cuatro entrevistas en un solo día de trabajo.

Establecer estos límites para usted mismo puede ayudarlo a mantenerse responsable de sus objetivos mientras ayuda a prevenir el agotamiento. Tienes algo de espacio para adaptarte dependiendo de cuánta energía tengas en un día.

Y aún puede mantenerse en el camino, incluso en los días en que la energía puede ser baja. Siempre queda el día siguiente para hacer más.

Tenga en cuenta que es posible que deba ajustar esos límites con el tiempo.

Por ejemplo, si encuentra que una entrevista por día es muy poco tiempo para mantener su impulso, puede decidir aumentarla a dos.

También podría descubrir que es capaz de aumentar su número máximo de entrevistas por día sin sentirse agotado. Por otro lado, es posible que también le resulte necesario disminuir sus números.

Tal vez tres entrevistas sean todo lo que puedas aceptar, incluso en el mejor de los días. O tal vez una entrevista durante un período de dos días sea suficiente para mantener el impulso de su trabajo.

2. Incluye el descanso y la recuperación en tus planes

Al administrar su energía, es importante pensar en el tiempo de inactividad y la recuperación. Estos no deberían ser una ocurrencia tardía. En su lugar, deben planificarse para que formen parte de su horario.

Si bien es cierto que la recuperación requiere un tiempo valioso que de otro modo podría usarse para trabajar en tareas, es una parte invaluable de una rutina para las personas de alto rendimiento.

El tiempo no es lo que más importa cuando te concentras y te enfocas en administrar tu energía. En cambio, sus niveles de energía son lo que más importa. Hay una razón por la cual los líderes como Buffet y Gates programan el tiempo de inactividad en sus días.

Cuando se dé tiempo para descansar, repondrá sus niveles de energía y se volverá más productivo cuando regrese al trabajo. También mejorará su bienestar y experimentará emociones más positivas si está descansado.

Debido a sus beneficios, el descanso y la recuperación pueden ser una parte importante de la salud mental.

Tenga en cuenta que es importante agregar este tiempo de descanso y recuperación directamente a su horario. Esto es importante si tiendes a distraerte con el trabajo.

Trate su tiempo de descanso y recuperación como lo haría con una cita con el médico. Incluso si se está atrasando en otras tareas, resista la tentación de trabajar durante su tiempo de recuperación programado.

3. Programa tiempo para un trabajo profundo e interior

Puede haber días en los que deba asistir a reuniones consecutivas. Pero hacer esto a largo plazo no es sostenible si desea realizar un gran trabajo. Esta es la razón por la cual es importante programar un tiempo designado para el trabajo profundo.

El trabajo profundo es un período ininterrumpido en el que puede concentrarse completamente en el trabajo de alto impacto.

El trabajo profundo requiere mucha energía, pero puedes ser mucho más productivo cuando estás completamente concentrado en lo que estás haciendo. Asegúrese de programar su trabajo profundo en un momento en que su energía sea más alta.

Aquí hay un ejemplo. Si tiene más energía mental por la mañana, intente programar un bloque de dos horas para un trabajo profundo antes del almuerzo.

La cantidad de tiempo que necesitará para un trabajo profundo dependerá de su energía. Por ejemplo, si se encuentra agotado después de hacer un trabajo intenso durante tres horas o más, asegúrese de proteger su energía programando períodos más cortos.

Recuerda que necesitas administrar tu energía para que te quede algo para el resto del día. Más horas no siempre significarán un mejor trabajo profundo.

Además, también debes apartar un tiempo en tu día para hacer trabajo interior. Cuando normalmente pensamos en el trabajo, en lo que estamos pensando es en el trabajo externo, como las tareas laborales. Por el contrario, el trabajo interior explora nuestro mundo interior y nuestras experiencias personales.

Aunque requiere energía, el trabajo interior es importante para entendernos a nosotros mismos. Al aprender más sobre nosotros mismos, podemos administrar mejor nuestros niveles de energía. La terapia y el coaching pueden enseñarnos cómo hacer un trabajo interno.

4. Lleva un diario de tus niveles de energía

A diferencia del tiempo, la energía no es una constante. Todo el mundo tiene 24 horas en un solo día. Pero los niveles de energía variarán de una persona a otra y de un día a otro. Esto es cierto para la energía emocional, la energía física y la energía mental.

Hay varios factores que influirán en la cantidad de energía que tienes.

Para ayudarlo a administrar mejor su energía y hacer más, lleve un diario de lo que lo energiza y lo agota. Puede realizar un seguimiento de estos elementos en su vida laboral y personal. Esto puede incluir:

• cuanto duermes
• Tu dieta
• La frecuencia de tus descansos
• con quien pasas tu tiempo
• Actividad física (o falta de ella)
• Tipos de tareas que realiza

También puede rastrear lo que le genera emociones negativas. Manejar las emociones negativas puede consumir mucha energía.

Llevar un diario servirá para varios propósitos para ayudarlo a administrar su energía. Primero, se volverá más consciente de lo que puede lograr de manera realista, dependiendo de cómo se vea su día.

Aquí hay un ejemplo. Digamos que el trabajo en equipo consume mucha energía en comparación con el trabajo en solitario. Después de mucho tiempo en un equipo, empiezas a tener dificultad para concentrarte.

Si tienes varias tareas que requieren trabajo en equipo en tu día, sabrás que necesitas programar más descansos y tomarte el resto del día con calma. Esto asegurará que pueda ser productivo durante su trabajo en equipo.

En segundo lugar, puede realizar cambios en su estilo de vida para maximizar sus niveles de energía. Por ejemplo, si encuentra que hacer ejercicio le da energía, entonces puede programar más tiempo para trabajar en su salud física todas las mañanas.

Y si descubre que los descansos largos y poco frecuentes no funcionan para usted, puede tomar descansos más cortos y regulares.

Llevar un diario también puede ayudarlo a controlar sus valores fundamentales. ¿En qué valoras realmente y en qué quieres gastar energía?

5. Aprende a delegar

Una vez que sepas qué te da energía y qué te agota, puedes planificar mejor tu día para aprovechar al máximo tu energía.

Una de las cosas que puede hacer para mejorar la gestión de su energía es delegar cuando pueda. Esto también es bueno para desarrollar sus habilidades de liderazgo.

No siempre estarás en condiciones de delegar. Hay algunas tareas que deberá realizar en el trabajo, pase lo que pase, especialmente si tiene un puesto de nivel de entrada.

Sin embargo, puede discutir con sus colegas para ver si tienen necesidades energéticas que complementen las suyas.

Por ejemplo, supongamos que trabaja en control de calidad y la regresión de errores agota su energía. Si tiene un colega que se emociona con la regresión de errores, puede delegar en esa persona y ayudarlo con otros aspectos de su trabajo que lo agotan.

Administre su energía, no su tiempo, y sea más pleno en el trabajo

Al administrar su energía en lugar de su tiempo, no solo puede volverse más productivo sino también más satisfecho en su trabajo.

Está en una mejor posición para lograr sus objetivos cuando no está sobrecargado de trabajo ni agotado.

Con la plataforma de coaching de BetterUp, puede aprender a administrar mejor su energía y aumentar su rendimiento en el trabajo. Solicite una demostración personalizada para ver cómo puede funcionar para usted.