Guía definitiva para el bloqueo de tiempo: consejos y técnicas

Tanto Elon Musk como Bill Gates son bien conocidos por tener altos niveles de productividad junto con la capacidad de maximizar cada minuto del día.

¿Cuál es su secreto?

Bloqueo de tiempo.

Pero, ¿qué es el bloqueo de tiempo? ¿Y cómo puede usarlo para ayudar a mejorar su productividad?

Echemos un vistazo a qué es el bloqueo de tiempo, sus beneficios clave y los ocho pasos que puede seguir para comenzar a bloquear el tiempo.

El bloqueo de tiempo es un método de planificación que divide su día en bloques de tiempo más pequeños. Durante cada bloque de tiempo, te enfocas en una sola tarea o en un grupo de tareas similares. El proceso es simple. Esencialmente, es una habilidad de gestión del tiempo.

A diferencia de una lista de tareas pendientes, el bloqueo de tiempo no solo le dice qué hacer, sino también cuándo hacerlo.

Esto puede sonar como una receta de programación para el desastre. Pero cuando ha dividido su calendario en bloques de tiempo, lo mantiene enfocado en la tarea y limita la capacidad de otros para infringir su tiempo.

Además, en lugar de seguir una lista de tareas en constante expansión, el bloqueo de tiempo le permite comenzar cada día con un cronograma de tareas específicas para completar.

El bloqueo de tiempo funciona porque requiere una revisión semanal de su agenda para priorizar las tareas.

Una vez que haya evaluado su semana, ajuste sus bloques de tiempo en consecuencia para cada día. Además, las revisiones al final del día asegurarán que tenga en cuenta los elementos sin terminar y las tareas nuevas.

Además, el bloqueo de tiempo es exponencialmente más efectivo porque se basa en la premisa de una sola tarea, a diferencia de la multitarea. La multitarea divide nuestra atención y nuestra capacidad de concentración.
La naturaleza de tarea única del bloqueo de tiempo puede mejorar la productividad al tanto como el 80%. Realmente puedes concentrarte durante una hora o dos a la vez y hacer un trabajo profundo.

Con el bloqueo de tiempo, su horario se convierte en su piedra de toque y elimina la necesidad de decidir en qué debe concentrarse.

Si alguna vez te desanimas y te confundes sobre qué hacer a continuación, simplemente mira tu calendario, encuentra el bloque de tiempo apropiado y vuelve al trabajo. En consecuencia, no está perdiendo tiempo ni energía decidiendo en qué debe trabajar a continuación.

Pero el bloqueo de tiempo no significa que deba renunciar a tareas necesarias pero que consumen mucho tiempo, como el correo electrónico y las funciones administrativas. El secreto es simplemente agrupar esas tareas en lotes y programarlas como un bloque en su calendario.

Con el tiempo, obtendrá mayores niveles de productividad al no saltar entre tareas y permitir que la mente se concentre en un tipo de proyecto.

Si algo en la lista a continuación le suena familiar, el bloqueo de tiempo puede ser una buena manera de recuperar el control de su horario:

• Su vida laboral está tan ocupada que no puede encontrar tiempo para concentrarse en elementos generales como la estrategia y la dirección a largo plazo.
• Te rigen las reuniones y no puedes concentrarte en lo que realmente importa.
• Se siente como una víctima de su bandeja de entrada y responde constantemente a las solicitudes de correo electrónico durante todo el día.

• Tiene problemas para desglosarse y planificar tareas más grandes.
• Su trabajo requiere que haga malabarismos con muchas responsabilidades, tareas y proyectos diferentes.
• Estás luchando con el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y con el tiempo para divertirte.
• Quiere probar un nuevo estilo de trabajo para aumentar su productividad.
• Quiere lograr más de sus metas.
• Está buscando hacer un trabajo más profundo (concentrarse en una tarea durante un período prolongado de tiempo en lugar de un trabajo superficial en el que cambia constantemente de tarea).

Una vez que haya recorrido el camino del bloqueo de tiempo, surgirán algunos beneficios a largo plazo.

Las tareas se completarán más rápido con más atención a los detalles, ya que podrá concentrarse completamente en el trabajo que tiene entre manos. En lugar de dispersar su energía en varias tareas, puede sumergirse profundamente en la tarea importante que tiene delante.

Otros beneficios de bloqueo de tiempo incluyen:

• El bloqueo de tiempo le brinda la oportunidad de renovar su compromiso con las prioridades y con lo que realmente importa en su vida. Esto se volverá extremadamente evidente a medida que bloquees tu calendario cada semana y necesites tomar decisiones sobre lo que más importa.

• El bloqueo de tiempo es la clave para eliminar la procrastinación, ya que tendrá un tiempo asignado para comenzar y completar la tarea.

• El bloqueo de tiempo lo ayuda a dominar las interrupciones en las reuniones. Si ha bloqueado tiempo para reuniones, no se sentirá mal por rechazar reuniones que no están en su bloque.

• El bloqueo de tiempo le permite ser más eficiente una vez que haya agrupado tareas similares en un bloque de tiempo y pueda aportar habilidades para completar la tarea. Por el contrario, perderá el tiempo cambiando entre tareas diferentes cuando no bloquee el tiempo.

• El bloqueo de tiempo lo ayuda a obtener una mayor comprensión de cuánto tiempo lleva realmente completar las tareas. Esto ayudará con la programación futura y la realización de compromisos.

No todos son fanáticos de los bloqueos de tiempo. Hay momentos en que simplemente no es práctico.

Las principales críticas al método de bloqueo de tiempo incluyen:

• Las demandas de su trabajo no se ajustan a un horario estructurado. La estricta programación de bloqueo de tiempo no permite reuniones improvisadas. O solicitudes inmediatas de los superiores. Cuando un problema es urgente, no puede decir “no” solo porque no se ajusta a su agenda.
• Su agenda se compone de asuntos urgentes. Puede hacer un esfuerzo al planificar su día solo para ver que las cosas se desmoronan cuando se encuentra con una tarea urgente tras otra.
• Es una gran inversión. El bloqueo de tiempo requiere tiempo y energía todos los días para ser efectivo. No es una simple lista de tareas pendientes.
• Su horario es inconsistente. El bloqueo de tiempo es más fácil cuando trabaja con un conjunto claro de tareas diarias. Administrar su horario puede ser problemático cuando maneja una gran cantidad de demandas.

No, el bloqueo de tiempo no funcionará para todos. Si su papel (y su horario) es reaccionario, entonces el bloqueo de tiempo puede ser más problemático de lo que vale.

Algunos trabajos consisten casi por completo en “apagar incendios”, apoyar a otros o priorizar constantemente lo que es más importante en ese momento. Otros roles se basan en tareas en el servicio a los clientes, internos o externos.

El bloqueo de tiempo no funciona bien en estas situaciones. No hay una o dos horas ininterrumpidas en su horario de bloques de tiempo para concentrarse en el trabajo profundo.

Por ejemplo, si usted es un controlador de tráfico aéreo o un despachador de una empresa de transporte, el bloqueo de tiempo probablemente no le funcione muy bien. Su trabajo debe ser adaptable a la situación actual.

Sin embargo, el bloqueo de tiempo funciona bien para cualquier persona con un horario más estable.

Si sabe aproximadamente lo que va a hacer cada día o semana, puede usar el bloqueo de tiempo para trabajar de manera más eficiente y hacer las cosas.

Ahora que comprende los pros y los contras del bloqueo de tiempo, veamos algunos pasos prácticos que puede seguir para que funcione para usted:

1. Decide lo que más te importa

Si tiene claridad sobre esta pregunta, habrá establecido la base para tomar todas sus decisiones de bloqueo de tiempo.

¿Quiere pasar más tiempo con sus hijos manteniendo un horario razonable? ¿Quiere más libertad de correos electrónicos y reuniones que distraen? ¿Quieres generar un trabajo que sea más significativo e impactante?

Las respuestas a estas preguntas importantes informarán lo que aparece en su calendario de bloqueo de tiempo. Así como el peso relativo que le das a los artículos programados.

2. Crea una lista de tareas pendientes

Una vez que sepa lo que más le importa, el siguiente paso es escribir su lista de tareas diarias.

Asegúrese de incluir tareas personales y laborales. A continuación, agrupe los elementos en el bloque de tiempo adecuado, como “reuniones”, “correo electrónico”, “tiempo en familia” y cualquier otro proyecto de gran valor.

Programe las tareas obligatorias primero. Cualquier tarea de alta prioridad debe estar en la parte superior de su lista de tareas pendientes.

También puede “fijar” sus bloques de tiempo de trabajo creando primero bloques personales al principio y al final de su jornada laboral. Esto asegura que tendrá tiempo para sus obligaciones personales porque está limitando la duración de su jornada laboral.

3. Practique el procesamiento por lotes de tareas

El procesamiento por lotes de tareas es cuando realiza un montón de tareas similares a la vez.

Por ejemplo, puede utilizar el procesamiento por lotes de tareas para algo tan simple como rellenar sobres con facturas.

Una forma estándar podría ser doblar individualmente cada factura, luego colocarla en un sobre y sellarlo. Luego repites el mismo proceso para el siguiente.

Con el procesamiento por lotes de tareas, puede dividir esa tarea más grande y hacer cada tarea más pequeña por separado.

Aquí hay un ejemplo de bloqueo de tiempo usando el procesamiento por lotes de tareas:

Puede doblar las 100 facturas a la vez. Luego colóquelos todos en sobres a la vez. Y luego selle todos los sobres a la vez.

Incluso cambiar entre tareas más pequeñas puede desperdiciar una cantidad significativa de tiempo. Es mejor entrar en el ritmo de completar una acción repetitiva.

4. Pruebe la tematización del día

La tematización del día es una forma más avanzada de bloqueo de tiempo.

No solo agrupa tareas más pequeñas juntas, sino que también crea un tema específico para todo el día. Esto le permite concentrarse en áreas más grandes de su negocio.

Por ejemplo, si es un ejecutivo, puede pasar todo el lunes lidiando con un trabajo relacionado con las ventas y el marketing. Luego, el martes, puede concentrarse en tareas relacionadas con la contabilidad y las finanzas.

Si está trabajando en un proyecto más grande, puede optar por dedicar un día a la semana en el que solo trabaje en tareas relacionadas con el proyecto. Y deja tu trabajo diario a un lado para otro día.

5. Usa el timeboxing

Timeboxing es simplemente bloquear una unidad de tiempo específica dentro de su calendario para realizar una tarea futura.

Si alguna vez aceptó una invitación a una reunión y Outlook la agregó automáticamente a su calendario, entonces ha hecho timeboxing.

Puede agregar más estructura a su día al asignar más tiempo a las tareas necesarias.

Digamos que trabajas en cuentas por pagar. Es posible que deba programar sus mañanas los miércoles y viernes para concentrarse en completar su proceso de pago para los proveedores.

También puede reservar tiempo al final de cada mes para completar las conciliaciones bancarias.

6. Encuentra tu “mejor” momento

Uno de los beneficios clave del bloqueo del tiempo es que le permite concentrar sus energías en los momentos en que es más productivo.

Nuestros biorritmos a menudo determinan nuestra capacidad para funcionar bien mientras realizamos una tarea específica. Algunos de nosotros hacemos nuestro mejor trabajo temprano en la mañana, mientras que otros funcionan mejor en la tarde.

Con el bloqueo de tiempo, puede dar forma a su calendario para permitir un mayor enfoque en proyectos críticos durante sus períodos más productivos. Cuando está menos alerta, puede reservar tiempo para realizar tareas recurrentes más mundanas, como el correo electrónico.

7. Anticípese a las demandas imprevistas

Incluso el mejor horario puede desmoronarse cuando se enfrenta a las demandas urgentes y las distracciones del momento.

¿Cómo explica el bloqueo de tiempo estas importantes tareas? Es simple, de verdad.

Simplemente cree un bloque diario para tareas urgentes y utilícelo para abordar correos electrónicos imprevistos o elementos críticos de última hora.

Cuando bloquea el tiempo de esta manera, aumenta la eficiencia al proteger el tiempo y la atención necesarios para tareas más importantes.

8. Usa un calendario de bloques de tiempo

Si tiene dificultades para crear su propio plan de bloqueo de tiempo, puede intentar usar un calendario o planificador específicamente para el bloqueo de tiempo.

El profesor de informática y autor Cal Newport creó un planificador específicamente para el bloqueo del tiempo.

El Planificador de gestión del tiempo de Cal Newport proporciona un “método diario para el trabajo profundo en un mundo distraído”. Le permite utilizar el método de bloqueo de tiempo al proporcionar una cuadrícula para bloquear cada minuto de su día.

Si eres nuevo en el bloqueo de tiempo, hay algunos errores comunes que debes evitar:

1. Subestimar el tiempo

La mayoría de nosotros somos culpables de subestimar el tiempo que lleva completar una tarea.

En consecuencia, al crear un nuevo bloque, tiene sentido “rellenar” el tiempo, para que no se sienta frustrado con el proceso. Con la práctica, obtendrá una mejor comprensión del tiempo que realmente lleva completar un proyecto para que pueda planificar en consecuencia.

2. Olvidarse de los descansos

No solo es importante crear un bloque para el almuerzo y los descansos regulares. También debe crear descansos entre tareas para lograr la máxima eficacia.

3. Siempre apegado a tu horario

Puede haber días en los que necesite alejarse de su horario.

Es difícil imaginar todos los días dedicados únicamente a la productividad total. Es bueno tener una rutina diaria, pero no puedes esperar cumplirla a la perfección todos los días.

El bloqueo de tiempo no pretende ser un sistema rígido, sino uno que respalde su productividad y crecimiento. El descanso crítico no programado siempre es necesario para operar lo mejor posible.

4. Creer que necesitas seguir estrictamente tus bloques de tiempo

No siempre tienes que seguir tus bloques de tiempo exactamente para que funcionen.

Si bien debe respetar sus bloques de tiempo, siempre surgen cosas inesperadas. No se estrese demasiado si necesita cambiar algunas partes de su horario.

5. Ser demasiado general con los bloques de tiempo

Si no eres específico, no sabrás en qué trabajar. Trate de desglosar todos los pasos para tareas más grandes. Luego calcule cuánto tiempo le llevará cada paso del tamaño de un bocado.

6. Tratar de bloquear el tiempo en un calendario de papel

Los calendarios físicos se llenan rápidamente. Y es difícil dar cuenta de adónde va todo su tiempo.

Tampoco puede mantener un calendario semanal o mensual tan fácilmente. Usar una aplicación de calendario digital es más fácil y conveniente.

7. No programar todo

No se limite a reservar tiempo para una tarea importante más grande. También desea bloquear el tiempo para tareas administrativas como responder correos electrónicos. E incluso cosas como desplazarse por las redes sociales.

Programar tiempo para cosas que normalmente son distracciones te permite ponerles un límite.

Puedes permitirte tener un poco de tiempo para desplazarte por Instagram o Facebook sin sentirte culpable. Pero una vez que termina el bloque de tiempo, vuelve al trabajo importante.

Entonces usted puede concentrarse en la tarea en cuestión. Esto ayuda a evitar una voz molesta en su cabeza que le dice que revise sus correos electrónicos.

Seamos realistas, nuestras vidas ocupadas y calendarios demasiado llenos están unidos por la cadera.

Cuanto mejor puedas administrar tu calendario, mejor podrás administrar tu vida.

Afortunadamente, el bloqueo de tiempo proporciona una solución de gestión del tiempo que puede brindarnos mucho más control, creatividad y tranquilidad.

Si tiene problemas para administrar lo que importa en el trabajo, BetterUp puede ayudarlo.

Nuestras evaluaciones pueden ayudarlo a identificar sus fortalezas y áreas de desarrollo. Entonces podemos brindarle entrenamiento para satisfacer sus necesidades y desafíos actuales.