Cómo dar retroalimentación usando este marco de 4 pasos

Puede utilizar la fórmula Contexto – Observación – Impacto – Siguiente (COIN) para que tanto los comentarios positivos como los constructivos tengan más impacto. Profundicemos en lo que queremos decir con aprovechando el marco COIN — y cómo potenciar mejor una cultura de retroalimentación dentro de su organización.

Contexto

Comience por identificar la situación. Digamos que encuentra que uno de sus colegas interrumpe regularmente a los demás y está comenzando a causar fricciones. Otras personas lo han mencionado, y usted quiere cortarlo de raíz antes de que se convierta en un conflicto.

Déle a su colega un punto de referencia: un ejemplo específico de cuándo pudo haber demostrado el comportamiento en cuestión.

Por ejemplo, hágales saber que se está refiriendo específicamente a lo que sucedió durante la reunión del equipo el día anterior, en lugar de comentar sus interacciones generales con los demás (aunque puede tener más de un ejemplo).

Observación

Comunicar el comportamiento de manera clara y objetiva. Concéntrese en las acciones que tomó su colega, y no en su personalidad.

Por ejemplo, puedes decir: “Me di cuenta de que durante nuestra reunión de equipo estabas tan entusiasmado con el tema que estábamos discutiendo que interrumpiste a Mark y Julie varias veces cada uno”.

Impacto

Ayude a su colega a entender por qué está comentando este comportamiento describiendo su impacto. El comportamiento puede afectar a una o varias personas, o incluso a todo un equipo. Es importante tratar sus comentarios con cuidado para lograr los cambios de comportamiento deseados que desea ver.

En el ejemplo anterior, el acto de interrumpir repetidamente afecta la contribución de Mark y Julie a la discusión. Puede darles la impresión de que sus contribuciones no son valoradas.

También tiene un efecto sobre otros participantes que estaban escuchando a Mark o Julie y compromete el flujo de la reunión. Piense en el panorama general y elija el impacto que sea más relevante mencionar.

Por ejemplo, el impacto es mayor cuando hablas del efecto en el grupo. “Después de que interrumpiste a Mark, la reunión se desvió. Hubiera sido mejor esperar hasta que hubiéramos terminado la discusión y luego planear una nueva reunión sobre el punto que planteaste”.

Próximo

Ahora que ha superado la parte difícil de dar retroalimentación, no olvide ofrecer algunas sugerencias de lo que podrían hacer para mejorar. En lugar de simplemente dar una crítica constructiva, le estás dando tareas procesables para que la persona mejore. ¿Qué podrían hacer diferente la próxima vez?

Por ejemplo: “Tal vez la próxima vez podrías darle más tiempo a la persona que esté hablando para explicar lo que quiere decir para que todos podamos entender su punto de vista. Esto también les ayuda a sentirse más seguros para contribuir a las discusiones. Pregúntese si lo que quiere decir se basará en la discusión o será más perturbador de lo necesario”.

Más allá del contenido de los comentarios, la forma en que los dice es igual de importante. La forma en que transmite su mensaje tiene un efecto significativo en cómo será percibido, así que asegúrese de elegir su idioma apropiadamente.

Ofrecer declaraciones sugerentes

Hay tres estilos que puedes adoptar al dar tu opinión:

Considere con qué se siente más cómodo y, lo que es más importante, el estilo al que cree que su colega respondería mejor.

Evite “PERO”

A veces es tentador decir: “Creo que hiciste un buen trabajo, pero…” Puede que pienses que esto está suavizando el golpe, pero tu colega podría estar pensando: “¿Qué está mal ahora?”. Esto puede hacer que las personas se pongan a la defensiva rápidamente.

Cuando desee brindar comentarios positivos y comentarios constructivos, intente enumerar sus puntos por separado. Por ejemplo:

“En primer lugar, tengo que decir que explicaste muy bien las condiciones al cliente. Bien hecho.

En segundo lugar, sería mejor si intenta mantener la sesión de consulta un poco más enfocada. Anoté algunos detalles que podrían omitirse porque no eran relevantes en este caso. A veces me perdía”.

Usa el tiempo pasado

Quiere hacer referencia a un comportamiento específico en el pasado. El uso del tiempo presente implicaría que su colega demuestra este tipo de comportamiento todo el tiempo, haciendo que sus comentarios suenen demasiado genéricos y podría perder el punto.

Usa verbos

Los verbos son mejores que los adjetivos porque dejan menos espacio para la interpretación. Por ejemplo:

Evite decir: “Fuiste grosero con un cliente ayer”.

Más bien diga: “Alzó la voz varias veces y usó oraciones cortas y concisas con un cliente ayer”.

Recuerde usar el modelo COIN para que la persona entienda por qué fue un problema.

Sea consciente de su lenguaje corporal

Cuando brinde comentarios en persona, tenga en cuenta su lenguaje corporal. Evite gestos que puedan poner a los destinatarios a la defensiva o ansiosos.

Para crear una atmósfera de apertura, mantenga un tono amistoso y un lenguaje corporal abierto.

Comience a dar su opinión como un profesional

Muchas personas encuentran intimidante dar retroalimentación constructiva. Si recuerda usar la fórmula COIN, puede estar seguro de que está brindando comentarios constructivos y prácticos que ayudarán a sus colegas, gerentes o subordinados directos a mejorar su desempeño.

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