Ponga los mensajes de fuera de la oficina a trabajar para usted cuando no esté

¿Está cansado de perder oportunidades de negocio mientras está fuera de la oficina? Descubra cómo puede poner los mensajes de fuera de la oficina a trabajar para usted y no perder ninguna oportunidad importante.

Ponga los mensajes de fuera de la oficina a trabajar para usted cuando no esté

Todos se toman un tiempo fuera de la oficina en algún momento. Ya sea para el desarrollo profesional, para recuperarse de una enfermedad o para disfrutar de unas merecidas vacaciones, a veces no lo logrará.

Y aunque no siempre se siente así, el negocio continúa sin ti. Es su responsabilidad asegurarse de que las operaciones funcionen sin problemas, incluso cuando no esté allí.

Una forma de hacer esto es crear un mensaje profesional de fuera de la oficina, o mensaje OOO, para informar a los clientes, compañeros de trabajo y contactos que está fuera y dirigirlos a asistencia inmediata si no pueden esperar su regreso.

¿Qué es un mensaje de fuera de la oficina?

Un mensaje OOO es una respuesta automática, generalmente por correo electrónico, a cualquier correspondencia que reciba mientras está fuera. Además de ser una buena etiqueta de correo electrónico, un mensaje OOO simple tiene dos propósitos: gestiona las expectativas y evita que se sienta abrumado cuando regrese.

El correo electrónico es el principal medio de comunicación comercial para el 62 % de los clientes y el 31 % de los colegas.. Debido a que muchas personas usan este método de comunicación y saben que otros también lo hacen, esperan una respuesta oportuna. Su correo electrónico OOO también:

  • Mantiene abiertos los canales de comunicación mientras estás fuera
  • Reconoce la necesidad de un contacto
  • Permite que las personas sepan por qué estás fuera, por cuánto tiempo y a quién contactar en tu ausencia.

Y con tanta gente trabajando de forma híbrida hoy en día, es posible que no todos se den cuenta de que no estás. Su respuesta automática mantiene informados a los colegas que trabajan de forma asíncrona e identifica el apoyo y los recursos para mantener su horario en su ausencia.

Los correos electrónicos OOO también evitan que se sienta abrumado cuando regrese a la oficina. La mayoría de las personas temen tomarse un tiempo libre por temor a regresar a una montaña de trabajo.pero un mensaje OOO redirige las consultas generales a los compañeros de trabajo y evita que su bandeja de entrada se desborde.

Cuando regrese, los únicos problemas que debe encontrar serán de baja prioridad o asuntos que solo usted puede resolver, lo que hace que la priorización sea mucho más manejable.

¿Cuándo necesitas un mensaje OOO?

En general, debe implementar una respuesta automática cada vez que no pueda responder correos electrónicos durante un período prolongado de tiempo.

Y si se ocupa regularmente de asuntos urgentes que requieren un tiempo de respuesta corto, puede usar una notificación OOO temporal en la plataforma de comunicación de su lugar de trabajo (como Slack o Teams) para notificar a sus compañeros de trabajo y clientes cuando no esté en su escritorio.

Las ocasiones que requieren un mensaje OOO incluyen las siguientes:

  • Receso vacacional

  • conferencia o taller

  • Licencia parental

  • evento de empresa

  • Citas médicas que toman medio día o más

  • dia de la salud mental

  • Baja por enfermedad

  • Viaje de negocios

  • Permiso personal

  • Sabático

¿Qué debes incluir?

Considere una respuesta de OOO como una correspondencia comercial oficial y escríbala tan profesionalmente como cualquier otro correo electrónico de trabajo. La longitud óptima de un correo electrónico es de 50 a 125 palabras.así que manténgalo breve y dulce.

Ponga los mensajes de fuera de la oficina a trabajar para usted cuando no esté

Su mensaje OOO debe incluir lo siguiente:

  • Una línea de asunto precisa y llamativa

  • Un cordial saludo general para iniciar el email.

  • La fecha de finalización de su licencia (puede agregar su hora prevista de regreso si tiene una cita)

  • El motivo de tu ausencia, si tienes ganas de compartir

  • Información de contacto de los colegas disponibles para ayudar, incluido el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono si es necesario. Si varios compañeros de trabajo brindan cobertura en su ausencia, explique cómo y cuándo comunicarse con cada uno

  • Su aprobación y firma para cerrar el correo electrónico

Algunas plataformas de correo electrónico le permiten segmentar sus respuestas automáticas dependiendo de si la persona que escribe es un colega interno o un contacto externo. Considere aumentar los detalles de su mensaje dependiendo de su audiencia, si su proveedor de correo electrónico lo permite.

Qué evitar al escribir un mensaje de fuera de la oficina

Recuerde que el objetivo de un mensaje OOO es garantizar el buen funcionamiento de su equipo, departamento o empresa. Para hacerlo, debe evitar las siguientes prácticas.

Ofreciendo demasiados detalles

Su OOO debe ser directo y al grano. Evite agregar detalles innecesarios o personales: no querrá perder la información más importante, como los detalles de contacto de los compañeros de trabajo, en otro contenido.

Y si está fuera del trabajo por un motivo personal, no sienta la necesidad de decir por qué no está. Las partes más importantes de su mensaje son las fechas en las que estará fuera y a quién contactar en su ausencia.

Usar a su compañero de trabajo como contacto sin su consentimiento

Pregunte antes de agregar el nombre de su colega a su mensaje de respuesta automática para asegurarse de que tenga los recursos para realizar trabajo adicional mientras usted está fuera para que nadie se sienta sorprendido o frustrado.

Establecer expectativas poco realistas

No ofrezca plazos ajustados si no puede cumplir. Necesitarás espacio para ponerte al día cuando regreses a la oficina, así que evita decir que responderás tus correos electrónicos de inmediato o en una fecha exacta.

Y evite ejercer una presión indebida sobre su punto de contacto. No le diga a los clientes que su copia de seguridad está disponible para obtener ayuda inmediata. En su lugar, ofrezca cronogramas realistas para que su compañero de trabajo pueda organizar mejor su horario para limitar la decepción de los demás.

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Uso de mensajes fuera de marca

Puede ser tentador inyectar un poco de humor en su OOO, especialmente si se va de vacaciones. Eso está bien, pero mantenlo profesional.

Nunca se sabe quién podría estar acercándose, como un cliente potencial. Su mensaje podría dejar una impresión negativa si no comparten su sentido del humor.

11 ejemplos de mensajes de fuera de la oficina

Aquí hay once ejemplos de OOO para casi todas las situaciones. Cópielos y péguelos en la respuesta automática fuera de la oficina tal cual, o utilícelos como plantillas de mensajes para personalizar sus propios correos electrónicos.

1. Mensaje sencillo de fuera de la oficina

Corto. Profesional. Al punto. Este ejemplo es todo lo que necesitas para comunicar tu ausencia.

Asunto: Fuera de la oficina: del 30 de abril al 18 de mayo

Hola,

Gracias por su correo electrónico. Estoy fuera de la oficina y tengo acceso limitado al correo electrónico hasta el 18 de mayo. En caso de emergencia, comuníquese [your coworker’s name] por correo electrónico a [their email] o vía telefónica al [their phone number].

Espero poder hablar cuando regrese.

Atentamente,

[your name]

[your role]

2. Vacaciones

Su gerente ha aprobado su solicitud de vacaciones, perfecto. Ahora, necesita crear un OOO apropiado. Asegúrese de que el tono de su respuesta coincida con su público objetivo.

Asunto: Vacaciones en la playa – OOO fecha de inicio: 2 de julio

¡Saludos desde Punta Cana!

Actualmente estoy disfrutando del sol, la arena y el surf del Caribe. Desafortunadamente, esas tres cosas no combinan bien con la electrónica, dejándome sin acceso a mi teléfono celular. Si necesita soporte inmediato, comuníquese con [your coworker] en [their email].

Estaré de regreso en la oficina el 25 de julio y espero poder hablar con usted entonces.

Qué tengas un lindo día,

[your name]

[your role]

3. informales

El hecho de que seas un profesional no significa que no puedas tener un mensaje OOO divertido para tus amigos en el trabajo. Una respuesta automática alegre está bien si se alinea con la cultura de su oficina.

Asunto: Día de baloncesto del campeonato – OOO

Buenas tardes,

¡Es la locura de marzo de la escuela secundaria!

Estoy fuera de la oficina por el resto del día, alentando a mi extraordinario armador mientras compiten en su juego de campeonato. Incluso si me tiro la espalda tratando de superar al equipo de porristas, devolveré las llamadas telefónicas y los correos electrónicos cuando regrese el lunes por la mañana.

Hasta entonces, póngase en contacto con [your coworker’s name] con cualquier asunto urgente en [their email].

Disfruta el fin de semana. ¡Van los gatos monteses!

[your name]

[your role]

4. Mensaje de baja por paternidad/maternidad

Debido a que estará fuera por un período prolongado, su mensaje OOO de licencia de paternidad o maternidad debe dejar en claro que no está accesible por teléfono o correo electrónico y proporcionar fuentes alternativas de asistencia.

Asunto: La bebé Aesha ha llegado: fuera de la oficina del 23 de septiembre al 28 de febrero

¡Saludos!

Gracias por contactarnos. Estoy fuera de la oficina por mi permiso de paternidad, regreso el 28 de febrero. Durante este tiempo, estaré en modo padre a tiempo completo sin acceso al correo electrónico de la empresa.

Mis colegas están disponibles para ayudarlo hasta que regrese.

Por favor contactar [your coworker’s name] para coordinar cualquier actualización del sitio web en [their email]. En mi ausencia, [your coworker’s name], [their email]se está haciendo cargo de todas las cuentas de redes sociales.

Gracias por su comprensión. Espero poder hablar con usted cuando regrese.

Saludos,

[your name]

[your role]

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5. Corto plazo

Tener que salir corriendo para una cita es bastante común. Hágales saber a sus compañeros de trabajo y clientes que está fuera, pero que se volverá a conectar lo antes posible.

Asunto: Fuera de la oficina hasta las 2 p. m. – cita con el dentista

Buenas tardes,

Estoy fuera de mi escritorio de 12 a 2 pm esta tarde para una cita con el dentista sin acceso a mis dispositivos electrónicos. No dudes en contactar [your coworker’s name] en [their email] para obtener ayuda si su mensaje es urgente. De lo contrario, podemos conectarnos cuando regrese.

Disfrutar del día,

[your name]

[your role]

6. sabático

Si tiene la suerte de trabajar para una empresa que ofrece licencia sabática, puede informar a sus contactos que estará fuera por un período prolongado y cómo planea pasar su tiempo.

Asunto: Obtener mi MBA – licencia sabática, OOO hasta el 8 de mayo

¡Hola!

Me complace informarles que actualmente estoy en un año sabático para concentrarme en completar los últimos tres créditos de mi MBA. Espero estar de vuelta en la oficina el 8 de mayo. [your coworker’s name] se está haciendo cargo de mis funciones hasta que regrese. Puedes localizarla en [their phone number] o [their email].

Espero poder hablar a mi regreso.

Atentamente,

[your name]

[your role]

7. Licencia médica

Si tiene que llamar para informar que está enfermo o se ausentará debido a un procedimiento médico, puede agregar esta información a su mensaje, pero no es necesario que entre en detalles sobre su condición.

Asunto: Licencia médica – OOO hasta el 5 de junio

Buen día,

Agradezco tu mensaje. Desafortunadamente, estoy de baja médica hasta el 5 de junio. Si bien revisaré los mensajes a medida que se acerque la fecha de regreso, considere comunicarse con [your coworker’s name] para obtener ayuda con sus necesidades de reclutamiento en [their email] o por teléfono al [their phone number].

Gracias por su consideración, espero volver a conectarme a mi regreso.

[your name]

[your role]

8. vacaciones

La política en torno al tiempo libre durante las vacaciones varía según las empresas. Podría ser una buena idea crear un mensaje de correo electrónico de respuesta automática para informar a los compañeros de trabajo y clientes sobre su disponibilidad en los días previos y posteriores a las celebraciones.

Asunto: Saludos de temporada: cierre de la oficina, del 23 al 28 de diciembre

¡Felices vacaciones!

Nuestra oficina cerrará para las celebraciones navideñas al mediodía del 23 de diciembre y volverá a abrir en horario comercial habitual el 28. Estoy disponible por teléfono en caso de una emergencia en [your phone number]. De lo contrario, volveré a hablar contigo cuando regrese.

Disfrutar,

[your name]

[your role]

9. Conferencia

Si está en una conferencia o taller profesional, puede invitar a su red a unirse a usted utilizando su correo electrónico OOO.

Asunto: OOO hasta el 10 de mayo, asistiendo a la Core Mining Conference 2023 – ¡únete a mí en Chicago!

Hola,

Lo siento, me perdí tu mensaje. Actualmente asisto a la Core Mining Conference en Chicago hasta el 10 de mayo. De vez en cuando reviso el correo electrónico, pero si necesita ayuda urgente, puede hablar con mi asistente, [your coworker’s name]en [their email]o [their phone number].

Si está en la conferencia y desea reunirse, puede encontrarme en el stand 315 o llamar [your phone number]. Me encantaría conectarme.

Atentamente,

[your name]

[your role]

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10. Generación de prospectos

Ponga su respuesta OOO a trabajar al pedir a los destinatarios que se registren para recibir el boletín informativo, el seminario web u otras ofertas comerciales de su empresa.

Asunto: Fuera de la oficina – fecha de regreso: 14 de marzo

Hola, lo siento, te extrañé,

Estoy fuera de la oficina asistiendo a un taller de la industria con conectividad de correo electrónico limitada hasta el 14 de marzo. Si necesita asistencia urgente, póngase en contacto con [your coworker’s name] en [their phone number] o por correo electrónico a [their email].

Mientras tanto, ¿por qué no suscribirse a nuestro boletín semanal que analiza las últimas tendencias promocionales? Nuestro equipo de expertos lo mantendrá actualizado sobre lo que sucede en el mundo de la tecnología, las tácticas y los enfoques de marketing para que sepa cuál es la mejor manera de dirigirse a su audiencia.

¡Regístrate hoy!

Los mejores deseos,

[your name]

[your role]

11. Redes sociales

Las redes sociales son una herramienta poderosa para mantener a los contactos actualizados sobre las actividades de su empresa, incluso cuando no puede hablar con ellos personalmente. Agregar enlaces de canales promocionales a sus notificaciones automáticas por correo electrónico genera una audiencia comprometida y comprometida.

Asunto: OOO hasta el 12 de agosto, pero ¿has visto nuestra última publicación de Instagram?

Hola, lo siento, te extrañé.

Estoy fuera de la oficina por motivos personales hasta el 12 de agosto. Por favor dirija sus consultas a [your coworker’s name] en [their email address] hasta mi regreso.

Mientras tanto, ¿por qué no revisa nuestras historias y publicaciones de Instagram para obtener actualizaciones sobre nuestros talleres y ver el progreso detrás de escena de nuestros proyectos en curso?

Cuidarse,

[your name]

[your role]

Mantenga abiertos los canales de comunicación

La buena comunicación es esencial para el lugar de trabajo. Su mensaje OOO demuestra respeto por todos los afectados por su ausencia y su deseo de ayudar incluso cuando no está en su escritorio.

Eso envía un mensaje poderoso, sin importar cómo lo entregues.

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Ponga los mensajes de fuera de la oficina a trabajar para usted cuando no esté

Ponga los mensajes de fuera de la oficina a trabajar para usted cuando no esté

¿Qué son los mensajes de fuera de la oficina?

Los mensajes de fuera de la oficina son respuestas automáticas que se configuran en el correo electrónico cuando una persona está ausente de su puesto de trabajo. Estos mensajes informan a los remitentes que no se encuentra disponible y cuándo se espera su retorno.

¿Cómo configurar los mensajes de fuera de la oficina?

La configuración de los mensajes de fuera de la oficina varía según el proveedor de correo electrónico que se utilice. A continuación, se indican los pasos generales:

  1. Inicie sesión en su cuenta de correo electrónico.
  2. Diríjase a la sección “Configuración” o “Ajustes” de su correo electrónico.
  3. Busque la opción relacionada con los mensajes de fuera de la oficina o respuestas automáticas.
  4. Active la opción y personalice su mensaje, indicando la fecha de inicio y fin de su ausencia, así como cualquier información adicional que desee proporcionar.
  5. Guarde los cambios y cierre la configuración.

¿Por qué son importantes los mensajes de fuera de la oficina?

Los mensajes de fuera de la oficina son importantes porque:

  • Informan a los contactos sobre su ausencia, evitando malentendidos o expectativas poco realistas de respuesta inmediata.
  • Proporcionan una oportunidad para establecer expectativas claras sobre la disponibilidad y respuesta durante su ausencia.
  • Ahorran tiempo al notificar a los remitentes habituales acerca de su ausencia en lugar de tener que enviar respuestas individuales a cada correo electrónico recibido.

¿Qué información se debe incluir en los mensajes de fuera de la oficina?

Al configurar los mensajes de fuera de la oficina, es recomendable incluir:

  • Fecha de inicio y fin de la ausencia.
  • La razón de la ausencia, como vacaciones, viajes de negocios, etc.
  • Información de contacto alternativa en caso de emergencias o asuntos urgentes.
  • Una nota de agradecimiento y disculpa por cualquier inconveniente causado.

Referencia: https://es.wikipedia.org/wiki/Respuesta_autom%C3%A1tica_por_correo


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