5 consejos de etiqueta de Zoom para empleados

Ya sea que haya estado trabajando de forma remota durante años, haya administrado equipos virtuales durante un tiempo o haya hecho una transición recientemente, es posible que aún se pregunte: ¿Hay alguna etiqueta de Zoom a seguir?

Si navega por las redes sociales, probablemente encontrará uno o dos memes (o trescientos) sobre la progresión del trabajo remoto. Por ejemplo, cuando mi oficina hizo la transición por primera vez al trabajo remoto, todavía usaba blusas profesionales. Traté de encontrar el mejor fondo en mi apartamento. Usé mis auriculares para las llamadas, algo que nunca antes había hecho cuando iba a la oficina.

Avance rápido al trabajo remoto en 2023: estoy escribiendo este blog sentado en mi escritorio con ropa deportiva. Cuando participo en las llamadas de Zoom, generalmente es una mezcla de personas que encienden o apagan sus cámaras. A veces, las personas tienen bonitos fondos virtuales que ocultan su entorno real. Otras veces, la gente (como yo) usa el efecto borroso. Y a medida que Zoom implementa más funciones y ventajas adicionales, es difícil saber qué es apropiado o no.

Entonces, hablemos de la etiqueta de Zoom. ¿Qué hemos aprendido sobre lo que funciona y lo que no? ¿Qué consejos puedes tener en cuenta como asistente a una reunión? ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para los anfitriones de Zoom? Y, lo que es más importante, ¿puede volver a llenar su café durante una llamada de Zoom?

5 consejos de etiqueta de Zoom para todos

Los datos nos dicen que las reuniones han aumentado desde la aparición del COVID-19 y el trabajo virtual. De hecho, El 54% de los empleados dicen que asisten a más reuniones virtualmente que lo hicieron en persona.

Lo más probable es que pases una buena parte del día mirando la pantalla. Ya sea que su agenda esté llena de reuniones virtuales o solo tenga una llamada de Zoom aquí y allá, aquí hay cinco consejos para tener en cuenta.

1. Llega a tiempo

Es tentador, lo sé. He estado allí. Son las 11:28 y tiene una reunión que comienza a las 11:30. Pero su taza de café necesita una recarga, su perro necesita que lo dejen salir, su hijo está pidiendo ayuda con la tarea y su estómago está gruñendo.

Si bien puede pensar que puede hacer todas esas cosas en solo dos minutos, estoy aquí para reventar su burbuja (porque lo he intentado). No es posible.

Trabajar desde casa nos permite la flexibilidad que necesitamos para gestionar nuestra vida personal y laboral desde el mismo espacio. Pero también puede causar el riesgo de llegar tarde a las reuniones.

Tanto como puedas, llega a tiempo. Es más tentador y ciertamente más fácil iniciar sesión en una reunión unos minutos tarde. Pero muestra que estás interesado en la reunión y la relación con la persona sentada en la pequeña caja virtual a tu lado.

Una cosa que me ayudó a llegar a las reuniones de Zoom a tiempo es programar reuniones en incrementos de 25 minutos en lugar de 30. De esa manera, está construyendo un búfer de cinco minutos para esas tareas «intermedias» para ayudar a asegurarse puede tomar un descanso biológico o calentar su taza de café en el microondas.

2. Hazte amigo de tu botón de silencio

No hay nada peor que estar en una reunión de Zoom con una gran cantidad de asistentes. Oyes un crujido y un ruido blanco sobre el anfitrión de la reunión. Al principio, piensas que probablemente sea solo una retroalimentación en tu micrófono. Pero sigues escuchando ruido de fondo.

Notas que alguien ha olvidado silenciarse. Y mientras trata de averiguar si es usted quien se ha dejado sin silenciar o si es un colega, se ha perdido los últimos cinco minutos de la reunión.

Hazte amigo de tu botón de silencio. De hecho, puede cambiar su configuración en Zoom para asegurarse de unirse a la reunión silenciada automáticamente. De esa manera, no tiene que preocuparse por interrumpir o interrumpir la llamada. Y, si ve que un compañero de equipo se ha desactivado accidentalmente, envíele un mensaje privado.

3. Haga pausas más a menudo para permitir la conversación

Oh, las siempre incómodas interrupciones virtuales. En mi opinión, creo que es más incómodo hablar con alguien en Zoom que en persona. Y este es complicado de navegar porque todos somos virtuales. Es más difícil leer el lenguaje corporal o las señales sociales para saber cuándo hablará una persona a continuación.

Para evitar interrupciones frecuentes, intente hacer pausas con más frecuencia de lo que lo haría en una conversación. Por ejemplo, si tiene una conversación individual con su gerente, asegúrese de hacer una pausa después de cada punto de conversación. O, si está tratando de resolver un problema difícil en una reunión de equipo, asegúrese de dejar espacio para que todos los participantes de la reunión compartan sus puntos de vista.

4. Evita la multitarea

Bueno, primero, hablemos del elefante en la habitación. Si no lo ha escuchado, la multitarea no funciona. Un estudio encontró que solo El 2,5% de las personas son multitareas efectivas. Los estudios también muestran que cuando nuestros cerebros cambian con frecuencia de una tarea a otraes más probable que cometamos un error.

Pero la función fuera de cámara en Zoom (o cualquier otra herramienta de reunión virtual) lo convierte en un botón muy tentador para aquellos que desean realizar múltiples tareas. Ciertamente soy culpable de ello.

Me he encontrado en grandes reuniones donde creo que puedo prestar atención al orador mientras realizo tareas más administrativas. Pero aquí está la cosa: no te está sirviendo. No te está haciendo más eficiente o productivo. De hecho, intentar realizar múltiples tareas podría muy bien estar haciendo exactamente lo contrario.

Por más difícil que sea eliminar algo pequeño mientras está en una gran reunión, esté presente. Concentre su atención en la reunión que tiene entre manos y deje de lado sus otras prioridades. Es probable que la calidad de su trabajo sea mejor de todos modos.

5. Conozca la cultura de «cámara encendida o apagada» de su organización

Es difícil dar un consejo general sobre si debe o no mantener la cámara encendida. Trabajé en dos empresas diferentes y tomé clases virtuales en línea durante la pandemia. Cada organización y anfitrión de la reunión tenía diferentes preferencias para el uso del video.

Por ejemplo, en BetterUp, tenemos una cultura empresarial bastante flexible y relajada. Operamos con una confianza inherente en nuestros colegas. Y creo que debido a esto, tenemos una cultura en la que tener la cámara apagada no significa que estés prestando atención.

Hay momentos en los que sufro de fatiga de Zoom y solo necesito un descanso de mirarme en video. Pero otras veces mantendré mi video durante todo el día de las reuniones.

Pero cada organización es diferente al igual que los roles. Por ejemplo, no trabajo cara a cara con clientes o clientes. Pero si tuviera que reunirme con los clientes regularmente, probablemente usaría mi cámara en la función de manera más consistente.

Si estoy conociendo a alguien por primera vez, siempre me aseguro de que mi cámara esté encendida. Si estoy en una pequeña reunión en la que todos los demás tienen sus cámaras encendidas, les pregunto si puedo mantener mi cámara apagada o si debo encenderla.

Hay matices en este consejo. Entonces, este es mi mayor consejo: conozca su organización, su equipo y su función. Lo ayudará a guiarlo sobre cuál es la mejor forma de etiqueta de Zoom.

Protocolo de Zoom para anfitriones

Anfitriones de Zoom, hay ciertas cosas que deben tener en cuenta desde el punto de vista de la etiqueta. Aquí hay seis consejos para ayudar.

• Solo invite a las personas que necesitan estar allí. Como cualquier tipo de anfitrión de una reunión, determine quién debe ser parte de la reunión. Asegúrese de que todos los asistentes a la reunión tengan un aviso previo, especialmente si está trabajando con personas de todo el mundo. El tiempo es una de las cosas más valiosas que tenemos. Asegúrate de ser respetuoso con el tiempo de las personas.

• Cree una agenda y actúe como líder de la reunión. A veces, la gente envía agendas de reuniones por correo electrónico o Slack antes de que se lleve a cabo la reunión del equipo virtual. Otras veces, la agenda se puede encontrar en la invitación a la reunión. Pero independientemente, asegúrese de que las personas sepan qué esperar. Y una vez que comienza la reunión, como anfitrión, está listo para guiar a los asistentes a través de cada tema.

• Usa el video apropiadamente. Es bastante común que los anfitriones de las reuniones dejen sus cámaras de video encendidas, especialmente si está dirigiendo una reunión de un equipo más grande. En algunos casos, como reuniones individuales con un informe directo o reuniones de grupos más pequeños, puede informar a las personas que estará fuera de cámara. Si lo está haciendo, anímelos a hacer lo que ellos también deseen.
• Mantener el contacto visual. Aunque los niveles de los ojos son difíciles de determinar virtualmente, trate de mantener el contacto visual.
• Asegúrese de que la configuración para compartir pantalla esté habilitada. No hay nada peor que una videollamada tratando de solucionar los problemas de configuración de su seminario web. Asegúrese de que compartir pantalla esté habilitado en su cuenta de Zoom. A veces, también ayuda compartir el enlace del documento en el chat, así como compartir en la pantalla para que sea más fácil para los asistentes seguirlo.
• Haga que sus reuniones sean inclusivas y accesibles. Zoom tiene muchas funciones, como subtítulos, para ayudar a que sus reuniones sean inclusivas. También puede alentar a los asistentes a usar cosas como la función de «mano levantada» o participar en el chat. Puede ser necesario modelar los comportamientos y normas deseados, pero asegúrese de que todos los participantes puedan usar y participar de manera equitativa.

Preguntas frecuentes sobre la etiqueta de la reunión de Zoom

¿Es de mala educación tomar café durante Zoom?

No. Si está sentado en su escritorio con una taza de café, no es de mala educación tomar un sorbo de café de vez en cuando durante la reunión.

Sin embargo, si estás en el mostrador de tu cafetería favorita pidiendo tu bebida, piénsalo de nuevo. Asegúrate de estar completamente atento.

¿Es de mala educación no mostrar la cara en Zoom?

Esto depende de su empresa, su rol y su cultura organizacional. Lea el consejo anterior para obtener la descarga completa sobre el uso de su cámara de video en Zoom. Por ejemplo, si se encuentra con alguien por primera vez o con clientes, probablemente sea mejor mantener la cámara encendida.

Pero si se siente fatigado por Zoom y necesita un descanso para su 1: 1 habitual o una reunión de equipo, generalmente está bien apagar la cámara.

¿Está bien beber agua durante una reunión de Zoom?

Oh sí. Es bueno mantenerse hidratado. Siempre que no tome tragos fuertes y sea consciente de su audio, siéntase libre de beber agua durante una reunión de Zoom.

Conviértete en un profesional de las videoconferencias

Aunque las reuniones en línea se pueden realizar desde la comodidad de su hogar, todavía hay que tener en cuenta la etiqueta. Por ejemplo, aún desea eliminar todas las posibles interrupciones para mantener toda su atención. Querrá asegurarse de estar presente cuando comience la reunión. Y desea asegurarse de que su videoconferencia sea productiva y eficiente.

Si no está seguro de cómo navegar por un determinado aspecto de la videoconferencia, pregúntele a su entrenador. Su entrenador puede ayudarlo a servir como su guía en situaciones difíciles.