3 razones por las que su empresa necesita gestión de personal

Su equipo de recursos humanos probablemente ha pasado por una montaña rusa.

En los últimos dos años, muchas fuerzas laborales globales cerraron sus oficinas. La pandemia obligó a las empresas a cambiar rápidamente al trabajo remoto o híbrido. Muchas organizaciones nunca habían manejado una fuerza laboral completamente desde casa.

En estos momentos, los profesionales de recursos humanos en todas partes mantuvieron las luces encendidas con una buena gestión de la fuerza laboral. ¿Cómo? Trabajo arduo, adaptabilidad y trabajo a través del liderazgo para crear nuevas estrategias de fuerza laboral. También se apoyaron en sus sistemas para la gestión de la fuerza laboral.

Los sistemas de gestión de la fuerza laboral (WFM) han existido mucho antes de la pandemia. Pero con la rápida interrupción de la forma en que trabajamos, la gestión eficaz de la fuerza laboral ha demostrado ser más importante que nunca.

La gestión de la fuerza laboral es como la placa base detrás de las operaciones. Un buen sistema y estrategia de WFM ayudan a la empresa a sobresalir con los trabajadores que la empresa necesita para desempeñarse.

¿Qué es la gestión de la fuerza laboral y por qué es beneficiosa?

Su equipo de recursos humanos tiene un gran trabajo. Si su negocio es una orquesta, Recursos Humanos es el director. Tareas de reclutamiento, onboarding y nuevas contrataciones. Gestión del tiempo y programación del personal, planificación de la fuerza laboral, administración de licencias y productividad de los empleados. Previsión, gestión del capital humano y programación de empleados.

Estas son solo algunas de las cosas que componen la gestión de la fuerza laboral.

Es probable que su organización tenga alguna forma de administración de la fuerza laboral. También es posible que desee mejorar la administración de la fuerza laboral en su organización. Entonces, ¿cuál es el beneficio? Parece mucho trabajo armar un sistema eficiente que vincule todos estos componentes. Pero hacerlo respaldará la gestión de su personal y puede beneficiar al negocio en general.

Una experiencia de empleado mejorada

No hay escasez de maneras de hacer el trabajo. Pero a veces, cuantas más opciones tiene, más confuso puede ser para los empleados. Con el sistema de administración de la fuerza laboral adecuado, puede ayudar a optimizar la experiencia de los empleados.

Mejor comunicación

Una estrategia eficiente de gestión de la fuerza laboral puede ayudar a mejorar la comunicación y la autonomía, especialmente entre los equipos. Si bien RR. HH. puede hacerse cargo de la mayor parte del trabajo, es posible que su organización tenga otras partes interesadas clave en otros departamentos.

Con una solución que establece conexiones entre tareas, procesos y sistemas, puede cambiar la forma en que se comunican sus equipos. Es probable que también ayude a reducir la carga de su equipo de comunicaciones internas.

Mayor compromiso y productividad de los empleados

Digamos que tiene un empleado llamado Bob. Bob sabe cuándo comienza su turno, cuándo puede esperar un cheque de pago y cómo presentar sus gastos semanales. Esta es una señal de un buen sistema de gestión de la fuerza laboral y una buena experiencia de los empleados.

Pero, ¿qué sucede cuando Bob no recibe su cheque de pago a tiempo? ¿O qué sucede si Bob no sabe cómo inscribirse en los beneficios o encontrar los detalles de su cobertura? Bueno, Bob se frustra.

Cuando los empleados tienen una buena experiencia, es más probable que estén más comprometidos. Un mejor compromiso de los empleados conduce a una mayor productividad. Todos estos beneficios son hermosos efectos dominó de una sólida estrategia de desarrollo de la fuerza laboral.

Elementos de una estrategia exitosa de gestión de la fuerza laboral

Cada estrategia de gestión de la fuerza laboral es única para la organización. Cada empresa tiene diferentes necesidades, diferentes datos demográficos y una fuerza laboral única. En términos generales, existen elementos comunes para una estrategia exitosa de gestión de la fuerza laboral.

• Sistema de reclutamiento o seguimiento de candidatos
• Gestión del tiempo (incluido el manejo del tiempo y la programación del personal)
• Gestión del capital humano (HCM)
• Pronósticos y presupuestos
• Gestión de beneficios e inscripción
• Informes de datos, análisis y otras métricas clave
• Cumplimiento (incluida la mitigación del riesgo de cumplimiento)
• Sistema para el manejo del aprendimiento
• Gestión del rendimiento

Por supuesto, dependiendo de su organización, también puede buscar otros aspectos para incluir en su estrategia de WFM. En los últimos dos años, es más importante que nunca que las organizaciones puedan completar estas tareas operativas de forma remota.

Esto significa que muchos sistemas de administración de la fuerza laboral deben construirse para la flexibilidad y el trabajo híbrido. También es importante que una vez que se implemente la estrategia, sus equipos de recursos humanos se comuniquen internamente con sus empleados. Impulsar la concientización y la educación es una parte clave de una estrategia exitosa (y a veces se pasa por alto).

Cómo construir un proceso de gestión de la fuerza laboral

Crear un proceso de administración de la fuerza laboral puede parecer desalentador, especialmente si comienza desde cero.

Sin embargo, probablemente haya ensamblado partes de su proceso internamente. Es posible que tenga sistemas y procesos implementados. Pero tal vez no estén trabajando juntos tan bien como podrían. O tal vez esté en un lugar en el que quiera derribar sus procesos actuales y volver a imaginar algo nuevo.

Recuerde, por muy tentador que sea ver esto como un problema de herramientas y sistemas de TI, una nueva herramienta no lo ayudará sin una estrategia de fuerza laboral bien pensada y un liderazgo comprometido con ella.

Independientemente de la etapa en la que se encuentre, aquí encontrará algunas pautas para crear un proceso de administración de la fuerza laboral.

• Reúna a las partes interesadas adecuadas. Su equipo de recursos humanos desempeñará un papel fundamental y probablemente impulsará el proyecto. Pero puede requerir aportes de varias partes interesadas en todo el negocio, como finanzas, su equipo de liderazgo y más. Rosie Ceja, generalista de recursos humanos en BetterUp, comparte por qué el trabajo en equipo multifuncional es fundamental para el proceso de gestión de la fuerza laboral.

  «A medida que las empresas crecen, es importante que los sistemas puedan escalar y crecer junto con ellos. La incorporación de socios multifuncionales en el proceso de planificación ha sido útil para garantizar que todas las partes interesadas estén alineadas con el objetivo compartido. También ayuda a garantizar el acceso compartido y la visibilidad en datos, ojos adicionales en la gestión de datos e incluso procesos comerciales compartidos».

• Establezca lo que funciona bien y lo que necesita mejorar. Realice una auditoría de los aspectos de la gestión de la fuerza laboral que ya tiene implementados. Luego, evalúe qué funciona bien y qué no. Solicite comentarios de sus empleados y fomente líneas abiertas de comunicación. Sus empleados de recursos humanos están en la primera línea de la gestión de la fuerza laboral. Es importante escuchar sus comentarios y ajustarlos en consecuencia.

• Identifique el sistema (o sistemas) correcto. Este podría ser solo un elemento de línea en esta guía, pero es uno grande. Una vez que haya reunido a su equipo ideal para el proyecto y haya establecido lo que está buscando, es hora de encontrar una solución. Haga su investigación y la debida diligencia con las herramientas, ya que hay muchas opciones disponibles.

• Estandarizar procedimientos y políticas. Una vez que haya seleccionado una solución (o soluciones), estandarice sus políticas y procedimientos internos. Esto podría implicar actualizar sus comunicaciones internas con la información más actualizada. Esto también podría requerir algo de educación general y concienciación para su base de empleados más amplia.

• Vea dónde puede desempeñar un papel la automatización. El tiempo es dinero. Si existe la oportunidad de automatizar tareas de poco valor, explórela. La productividad de sus empleados depende de la disponibilidad de tiempo en su día. Si hay formas de facilitar su trabajo con la automatización, considéralo.

  Tenga cuidado de considerar todo el efecto de la automatización. Desea evitar la optimización de recursos humanos a expensas de la organización. Asegúrese de no imponer trabajo adicional y fricciones a empleados o gerentes individuales y desviar su atención y energía de su trabajo importante.

• Identificar opciones y funciones de autoservicio. Su equipo de recursos humanos no puede asumir todas las tareas relacionadas con la gestión de la fuerza laboral. Serían rápidos en el camino hacia el agotamiento si ese fuera el caso. En su lugar, identifique una función de autoservicio para capacitar a los empleados para que completen las tareas por su cuenta. Al hacerlo, está liberando el tiempo de sus equipos de recursos humanos para un trabajo más impactante.
• Formalice la estrategia basada en el entorno de trabajo y ofrezca orientación (en la oficina, híbrida y remota). Dependiendo del enfoque de su empresa para el trabajo futuro, su estrategia será diferente. Es posible que tenga estrategias ligeramente diferentes en función de dónde (y cómo) trabaja su gente. Considere cómo el trabajo híbrido o remoto desempeñará un papel en su estrategia de gestión de la fuerza laboral.

Gestión de personal en call centers

Los centros de llamadas no son ajenos a los sistemas de gestión de la fuerza laboral. Para operar un centro de llamadas efectivo, el sistema de administración de la fuerza laboral debe ser estelar.

Hay un montón de empleados entrando y saliendo de los centros de llamadas, cada uno con horarios y turnos bastante rígidos que cumplir. Los centros de llamadas también suelen experimentar un alto volumen de llamadas entrantes. Esto significa que la previsión y la comprensión de las necesidades entrantes son de vital importancia.

Los agentes del centro de llamadas también deben estar asignados a una carga de trabajo adecuada, además de asegurarse de que estén asignados regularmente para los turnos. Con una carga de trabajo desequilibrada, los empleados (y los clientes) no estarán contentos.

Un sólido sistema de gestión de la fuerza laboral puede optimizar tanto la experiencia del empleado como la del cliente. Respectivamente, una mejor experiencia significa una mayor satisfacción de los empleados y del cliente.

Si su organización está buscando un sistema de administración de personal para sus centros de llamadas, hay algunas cosas que debe tener en cuenta:

• ¿Puede el sistema de gestión de la fuerza laboral aprovechar la inteligencia artificial (IA) o la automatización para ayudar a reducir el trabajo «ocupado»?
• ¿Cómo puede el sistema de administración de la fuerza laboral reducir los pasos frustrantes y engorrosos en el proceso del centro de llamadas?
• ¿De qué maneras puede un sistema de gestión de la fuerza laboral capturar datos y métricas en tiempo real para medir el éxito?

Software de gestión de personal

Sabemos que hay muchas opciones de software confiable de administración de la fuerza laboral. Recomendamos apoyarse en recomendaciones actualizadas de fuentes objetivas para encontrar el sistema que satisfaga las necesidades y prioridades particulares de su organización.

Sabemos que cada organización tiene necesidades únicas. Hay una serie de herramientas confiables diseñadas para una variedad de estructuras y prioridades organizacionales, y nuevas herramientas y actualizaciones están llegando al mercado todo el tiempo. Por ejemplo, Radio de confianza proporciona calificaciones y revisiones detalladas de los siguientes cinco sistemas de gestión de la fuerza laboral.

• Reino Unido profesional
• NIZA CXone
• HCM en la nube de Oracle
• Fuerza diurna de Ceridian
• Listo para UKG

Siempre es una buena idea socializar con líderes y profesionales de recursos humanos (y compañeros en su espacio). ¿Qué sistemas están usando sus organizaciones? ¿Qué funciona bien y qué no? Realice un recorrido de escucha y obtenga recomendaciones de software fuente de profesionales de confianza en su campo.

Desde allí, puede solicitar referencias y establecer conexiones con un proveedor de software. Explore sus opciones y obtenga cotizaciones. También es importante reflexionar sobre los comentarios iniciales recopilados de sus empleados de recursos humanos. Cualquiera que sea la solución de software que elija, debería ayudarlos a hacer sus trabajos (y sus vidas) más fáciles.

El papel de un analista de fuerza de trabajo

Una vez que haya creado un sistema de gestión de la fuerza laboral, probablemente sea el momento de pensar en un analista de la fuerza laboral.

¿Qué es un analista de fuerza laboral?

Un analista de la fuerza de trabajo es alguien que será propietario del software y la estrategia de WFM. Los analistas de la fuerza laboral hacen recomendaciones para reducir los gastos generales, aumentar la satisfacción del cliente y aumentar la productividad de los empleados.

Esta persona a menudo se desempeña como gerente de proyecto para todo lo relacionado con la administración de la fuerza laboral. Esto incluye políticas de gestión de la fuerza laboral, optimización, estrategia e incluso planificación de la fuerza laboral.

Beneficios de contratar a un analista de fuerza laboral

¿Por qué debería contratar a un analista de fuerza laboral? Al igual que con cualquier otro sistema y programa, necesita cuidado y atención. Necesita a alguien que pueda rastrear, monitorear y resolver problemas en caso de que surja algo.

Si se toma en serio la administración de la fuerza laboral, invertir en un analista puede garantizar que su sistema reciba el cuidado y la atención que necesita. Tener un compañero de equipo de recursos humanos integrado dedicado exclusivamente a su estrategia de WFM es beneficioso por varias razones.

En primer lugar, es probable que el analista se dé cuenta si algo anda mal antes de que la empresa se dé cuenta del impacto. El analista vigilará de cerca la recopilación de datos, las métricas y los comentarios en tiempo real de los empleados. Esto significa que están mejor equipados para resolver cualquier bache en el camino más temprano que tarde.

En segundo lugar, el analista puede ayudar a implementar la estrategia de gestión de la fuerza laboral. Pero aún mejor, pueden ayudar a evolucionarlo. Es casi una garantía de que todos los negocios han cambiado rápidamente en los últimos años. Entonces, ¿por qué no lo haría su estrategia de gestión de la fuerza laboral? Un analista podrá mantener la estrategia ágil y ajustarse a cualquier cambio (planeado o imprevisto).

¿Debo contratar a un analista de fuerza laboral?

Consulte con su equipo de recursos humanos y líderes. Vuelva a sus compañeros y otros profesionales de recursos humanos en otras organizaciones. Recopile comentarios de personas que ya han implementado una estrategia de administración de la fuerza laboral.

Rosie Ceja, generalista de recursos humanos, BetterUp, compartió que probablemente sea tan importante tener una persona dedicada a la gestión de la fuerza laboral como tener un sistema de gestión de la fuerza laboral.

«Sin un sistema de administración de la fuerza laboral, sabemos que perderíamos algunas pelotas. Pero creo que es casi igual de importante tener un analista de HRIS que nos ayude a navegar y aprender el sistema. Con un administrador de HRIS dedicado, el sistema de administración de la fuerza laboral puede sentirse menos abrumador y más manejable para el resto del equipo de recursos humanos».

Una experiencia aprendida y conocimientos compartidos lo ayudarán a tomar una decisión sobre si debe o no contratar a un analista de la fuerza laboral.

Comience su viaje de transformación

Es posible que esté buscando reducir los costos operativos y optimizar la eficiencia. Es posible que esté revisando su estrategia digital y buscando nuevas herramientas de gestión de recursos humanos. Independientemente de dónde se encuentre, vale la pena tener una discusión sobre WFM.

Puede revisar una serie de herramientas y aprobaciones de administración de la fuerza laboral para llegar allí. Tiene todos los recursos al alcance de su mano para encontrar la solución de administración de personal adecuada. Con algo de tiempo, motivación y comentarios, puede crear una experiencia excepcional para los empleados y los clientes.

Si da el salto, será un gran cambio para cualquier organización. Considere el papel del coaching al implementar la gestión del cambio. Con BetterUp, puede asegurarse de que sus empleados estén bien equipados para manejar el cambio. Con el coaching, puede apoyar el desempeño de sus empleados.